Многие малые компании до сих пор переписываются с клиентами с бесплатных адресов вроде [email protected]. Вначале это удобно, но по мере роста компании возникают проблемы. Почта на вашем домене — [email protected], [email protected] — меняет ситуацию и с точки зрения доверия, и с точки зрения контроля.
Преимущества корпоративной почты
- Доверие. Клиент, банк или партнёр серьёзно воспринимают письмо с домена компании. А предложения с бесплатных адресов часто путают с мошенничеством.
- Адреса принадлежат компании. Когда сотрудник уходит, его переписка и контакты клиентов остаются в компании — достаточно передать ящик другому или сменить пароль.
- Адреса по должностям. Адреса вроде sales@, accounting@, support@ не зависят от конкретного человека и могут пересылаться нескольким людям.
- Бренд. Каждое отправленное письмо повторяет название компании и сайт.
Какие есть варианты?
Для корпоративной почты нужен домен, а сами ящики могут находиться в разных местах:
- Почта на сервере хостинга. Простое решение для небольших компаний, которым нужно несколько ящиков.
- Yandex 360, Google Workspace, Microsoft 365. Большой объём ящика, удобные мобильные приложения, календарь и инструменты для документов. Обычно оплачиваются помесячно за каждого пользователя; условия и цены проверяйте на сайте каждого сервиса.
Выбор зависит от количества ящиков, объёма хранимой почты и того, с какими инструментами работает команда.
Без правильной настройки письма попадают в спам
Открыть корпоративную почту — половина дела. Чтобы письма доходили до получателя, в DNS домена должны быть правильно настроены несколько записей:
- MX — указывает, на какой сервер доставлять входящие письма;
- SPF — сообщает, какие серверы могут отправлять письма от имени домена;
- DKIM — подтверждает цифровой подписью, что письмо не изменено по пути;
- DMARC — говорит, что делать с письмами, не прошедшими проверку.
Если одной из этих записей нет или она неверна, Gmail и Outlook отправляют ваши письма в спам. Подробнее: Что такое SPF, DKIM и DMARC.
На что обратить внимание при переходе?
- Заранее составьте список нужных адресов.
- На время настройте автоматическую пересылку со старого бесплатного адреса на новый, чтобы письма клиентов не терялись.
- Обновите адрес на сайте, визитках, в соцсетях и в профиле компании в Google.
- Подключите новый ящик к почтовым программам на телефоне и компьютере.
Как мы помогаем
DNS доменов наших клиентов хостинга управляется в Cloudflare — мы правильно настраиваем для вас записи MX, SPF, DKIM и DMARC и проверяем, что письма доходят. Напишите в поддержку из кабинета — вместе подберём подходящее вам почтовое решение.
